Un espace de travail équitable et adaptatif face aux enjeux contemporains

La Workplace strategy comme source des solutions design

Avant que Personio ne quitte un espace de co-working pour s’installer dans son premier bureau à Amsterdam, nous avons cherché à comprendre ses besoins. Par le biais d’entretiens, d’enquêtes et d’ateliers, nous avons développé une workplace strategy, un plan de zoning et un concept de design sur mesure.

Cette phase exploratoire a pu être réalisée grâce à l’implication des équipes de Personio dans des discussions autour de leur lieu de travail. Nos conclusions ont montré que le nouveau bureau devait répondre aux demandes immédiates tout en restant adaptable à une expansion future. Le « workplace of now  » a commencé ici.

Par conséquent, nos solutions design font écho aux collaborateurs, aux valeurs et à l’objectif de Personio en traduisant son identité visuelle dans le projet. L’espace de travail met en valeur la marque et vise à créer un environnement accueillant et positif qui reflète l’identité de Personio. De plus, en adhérant aux principes de conception universelle, nous avons créé un lieu qui favorise une utilisation adaptative, encourage la flexibilité et exige un effort physique minimal – ce qui est important pour les valeurs de responsabilité sociale et d’esprit d’équipe de l’entreprise. Cette approche répond à des besoins divers, positionnant Personio vers un succès continu afin d’attirer les meilleurs talents.

Un design fondé sur la data

Notre enquête a révélé que 89 % des collaborateurs apprécient le bureau pour ses liens sociaux et ses interactions en présentiel. C’est pourquoi nous avons veillé à ce que 70 % d’un étage soit consacré à la collaboration et favorise une atmosphère de communauté. Cette approche s’aligne parfaitement sur la vision de Personio, qui consiste à favoriser un fort sentiment d’appartenance entre collègues.

Équilibrer espaces de collaboration et espaces de concentration

Les données ont révélé un double besoin : les collaborateurs accordent autant d’importance à la collaboration qu’au travail individuel. Le bureau dispose d’un large éventail d’espaces de travail pour répondre à ces besoins. Il s’agit notamment de diverses cabines téléphoniques, de salles de collaboration fermées et de salles d’équipe dédiées.

Nous avons également adapté notre stratégie design aux besoins uniques de chaque équipe. Par exemple, pour certaines équipes, nos espaces sont axés sur la concentration et le calme, offrant des zones de réflexion profonde. En revanche, nous avons équipé d’autres équipes d’espaces plus collaboratifs, parfaits pour les présentations et les réunions avec les clients.

Nos recherches ont mis en évidence le rôle essentiel de la collaboration au sein des équipes de développement. C’est pourquoi nous avons alloué un tiers de l’espace de bureau au « teaming », avec des zones pour la programmation en binôme, la programmation en groupe et l’organisation d’événements. L’espace de travail encourage en outre la collaboration grâce à des caractéristiques telles que des zones de scrum, des espaces de stand-up et des tribunes mobiles pour les rassemblements d’équipe.

Un accès égal pour tous

La conception de nos bureaux garantit à chacun, dans la mesure du possible, la même facilité d’accès et un large éventail d’options. Par exemple, les modules individuels de concentration (focus pods) sont assortis de leurs équivalents accessibles aux fauteuils roulants, ce qui permet à chacun de bénéficier de la même fonctionnalité. Des configurations telles que les postes de travail réglables en hauteur minimisent le risque de troubles musculo-squelettiques.

« L’espace de travail de Personio est un design conscient. C’est un endroit où les personnes avec des spécificités diverses ne sont pas seulement accueillies, mais véritablement soutenues », explique Sophie Foster, Senior Workplace Strategist. « Cela fait partie de l’objectif de l’entreprise d’embrasser l’unicité et de créer un espace où chacun peut s’épanouir pleinement au travail. »

Améliorer l’efficacité énergétique

Pour aider Personio à atteindre ses objectifs environnementaux, nous avons appliqué la certification LEED pour les intérieurs commerciaux et réalisé un modèle énergétique pour comprendre l’impact et l’efficacité de l’espace de Personio. Les modèles énergétiques prennent en compte les éléments suivants:

• Documentation des attributs du bâtiment (taille, disposition, matériaux, orientation)
• Les spécificités des systèmes du bâtiment (CVC, éclairage, appareils)
• les modèles d’occupation, les données météorologiques locales et les coûts énergétiques.

Le bâtiment Westerdok a été équipé de panneaux radiants qui utilisent de l’eau chauffée et refroidie pour réguler la température. Ce système élimine le besoin de réfrigérants et permet une distribution plus homogène de la température, ce qui se traduit par un meilleur confort thermique pour les occupants. Notre choix de réfrigérants à faible potentiel de réchauffement global (PRG), comme le R290 et le R600a, dans les équipements sélectionnés pour Personio offre l’avantage de minimiser l’impact sur l’environnement et de réduire la contribution au changement climatique.

Garantir la santé des occupants

« Nous avons donné la priorité aux matériaux contenant un minimum de composés organiques volatils (COV) afin de promouvoir la santé des occupants. Ces composés polluent l’air et nuisent à la santé. Le mobilier a fait l’objet d’une évaluation approfondie afin de respecter les seuils LEED en matière de COV et les normes du ministère californien de la santé publique », explique Samantha Allen, Associate Director.

En outre, nous avons mis en œuvre une politique de nettoyage écologique avec Personio en utilisant des produits chimiques et des pratiques non toxiques. Nous avons recommandé des produits de nettoyage portant le label écologique de l’UE (certifié par l’Union européenne) pour leur faible impact sur l’environnement et l’absence de substances dangereuses. »

Nos pratiques responsables en design & build

Nous avons établi un partenariat avec NORNORM, une société de location de mobilier spécialisée dans le mobilier de bureau circulaire. La location de mobilier de bureau présente l’avantage de réduire les déchets, de soutenir les principes de l’économie circulaire et de minimiser l’impact environnemental de la production et de l’élimination du mobilier.

Le nouveau bureau de Personio à Amsterdam a permis de réduire la consommation d’électricité de 43 % grâce à une sélection rigoureuse de luminaires à débit réduit.
Nous avons géré efficacement les déchets de construction pendant le processus de construction, en détournant 90 % des déchets de construction des décharges. Notre approche garantit que les matériaux qui ne peuvent pas être réutilisés sont recyclés.

La workplace strategy que nous avons élaborée avec Personio a abouti à la conception d’un espace de travail adaptatif et inclusif qui s’aligne harmonieusement sur leurs objectifs. Nous avons créé un environnement qui favorise les interactions sociales et répond à un large éventail d’activités professionnelles. En outre, il donne la priorité à la durabilité en adoptant des pratiques circulaires et en optimisant l’utilisation de l’énergie.