为何未来的办公室必须支持“双线办公”

在过去的一个世纪里，企业办公空间已成为商界的标配。尽管办公室设计不断推陈出新，一些企业也开始考虑远程办公，但员工每天集中在一个地点工作的做法依旧是通用标准。

和许多人一样，我也深信实体办公场所始终会对公司文化、品牌形象、团队建设等方面产生重大影响。但不可否认的是，新冠肺炎疫情几乎让所有非关键行业的企业不得不采用了远程办公机制。这场疫情也说明，未来企业将面临“双线办公”的情况：居家办公会像办公室坐班一样被人们接受，并受到同样的重视。

突然开启的远程办公模式

过去几周里，各家公司都发现自己必须迅速转型，从办公室坐班制切换到远程办公模式。有些机构平稳完成了过渡，有些就不那么顺利了。这两类公司我都有所接触。

一家由设计师、程序员、项目经理组成的创意公司就属于前一类。在重新设计了办公室后，灵活的远程办公融入了他们的工作流程。员工在云端分享文件，且大多配备了笔记本电脑，多数人也没有固定的工位。实行远程办公不是一种福利，也并非应急预案。相反，这是公司文化不可或缺的一部分。所以当疫情来袭，员工合上笔记本电脑回到家中，过了一个小时就重新上线了。

有家经营类似业务的公司属于后一类，它过渡到远程办公的过程就要艰难得多。这家公司的员工严重依赖实体办公空间、台式电脑和本地 IT 基础设施。

当他们因为新冠疫情而开始远程办公时，员工无法访问、也无法使用所需的文件和设备。沟通协作成了一大难题，因为许多员工缺乏管理远程办公工具和工作流程的技能。结果，他们的工作效率和成果都受到了影响。

为“双线办公”做好准备

如果第二家公司的困境听上去很耳熟，你并不是一个人。面对“后新冠时代”，过去一直不愿接受远程办公的企业领导必须考虑以下几点：

• 技术
  各家公司必须重新思考自身使用的技术，促进灵活的办公模式，并为员工提供设备、通信平台和数据访问权限，帮助他们在远程条件下大大提高工作效率。
• 新的工作流程
  公司领导应该分析工作流程和步骤，确保整套机制针对分散在各地的员工进行了优化。例如要采用以项目为中心的工作模式，一开始就设立明确的目标，并给予员工更多的自主权，让他们可以自我管理，完成工作。
• 领导力
  在当前新环境下，领导必须以产出而非投入来衡量工作效率。此外，传统的“指挥与控制”管理法必须转变为更加灵活新颖的模式，促进敏捷、开放的沟通合作——即使是在线上也应如此。机构各级决策必须根植于公司的核心价值观，并与之保持一致，这样员工在平时就有了可以遵循的指南。
• 人才引进策略
  招募积极主动的员工，也就是那些富有进取心的人，这对于远程工作团队的成败至关重要。在一家拥抱双线办公的公司里，员工的能力比他们的工作地点更重要。
• 归属感
  除了要围绕项目工作外，团队还必须有一间“主会议室”。这个空间可以让人们聚在一起（既能远程连线，也能面对面交流），分享知识、学习最佳实践，并在公司和职业生涯等较宽泛的问题上与同事建立联系。

未来几周我还会撰写一系列文章，详细阐述以上几点想法。我会分享我在与客户交谈中体悟的心得，以及我们事务所在亚洲获得的经验。亚洲的公司已经陆续开始复工，并在努力适应“双线办公”的现实。

Nabil Sabet 是穆氏Group Director并领导着穆氏的北美业务。