以变革策略最大化投资回报：伦敦未来办公实验室的转型实践

从搬迁到转型

我们将办公空间转型视为一场设计与行为同步演进的过程，这意味着不仅要管理搬迁，更要引导变革。

在本次搬迁项目中，我们采用了与服务客户相同的人本策略，围绕准备、管理与持续三个阶段建立了系统流程，帮助实现快速适应、更强协作，并从第一天起带来可衡量的业务成果。

以下是我们如何实施的，同时也是我们如何支持客户实现类似成果的方法。

1.为变革做好准备

从人开始，而不是从计划开始

在原工作室使用八年后，我们清楚地意识到，如果不提前应对，搬迁可能会引发干扰。员工的习惯根深蒂固，期待值也很高。因此，我们早早启动了准备工作。

首先，我们组建了一支内部变革倡导者团队——“Movers”。这是一支跨部门小组，每位成员都带来了独特视角。他们帮助完善了项目需求、验证假设，并代表日常工作中最直接的使用者提出真实需求。

通过分享搬迁背后的“为什么”，我们为员工留出表达关切的空间，同时清晰说明哪些变化会发生，哪些不会。例如，虽然工作室的环境和感受将焕然一新，但地理位置并未改变——新办公室就在原址旁边，依旧拥有相同的河景与通勤体验，只是配套设施得到了全面升级。这种透明度帮助减少了抵触情绪，并保持了团队的积极动力。

2.管理变革

设计体验，而不仅仅是设计空间

随着项目推进，我们不仅向员工传达信息，更积极让他们参与设计过程。一些关键举措包括：

• 价值投票：每位员工获分配一定“预算”，通过有趣且具策略性的方式，为最重要的空间功能投票，比如专注区或共享区。
• 搬迁前探访：在正式搬入前，组织团队提前探索新空间，及时发现并修正潜在问题。
• 办公礼仪研讨会：与员工共同制定新环境下的行为规范，避免日后出现认知差异。
• 沉浸式探索工具：通过寻宝游戏、非正式展示等方式，帮助员工快速熟悉新环境。

成果显著：82% 的团队表示，搬迁后感觉工作效率更高。我们的办公空间是根据人们的最佳工作方式设计的。我们还看到办公室出勤率几乎立即提高了 20%。

最大限度地利用空间

项目中的一个重大转折点源于设计决策。原计划将前区打造为完全灵活的接待枢纽，但“Movers”提出反馈，建议增加部分固定元素，以在访客进入时提供更清晰的空间感。这一小小调整不仅重塑了布局思路，也改变了管理层对空间身份的理解，降低了空间闲置的风险。

3.保持变革

不要止步于开幕式

搬家只是一瞬间，真正的工作才刚刚开始。我们不断倾听、调整和学习：

• 脉搏调查与团队访谈：通过短频次、轻量化的反馈收集，了解员工的适应情况与空间使用体验。
• 传感器与使用率数据：实时追踪空间实际使用情况，发现模式与痛点。
• 搬迁后回顾总结：整合数据与反馈，进行有针对性的调整，从布局优化到政策微调。

我们也关注那些日常小细节，因为它们潜移默化地塑造着文化氛围。例如，员工自行选择了办公咖啡品牌（坚持道德采购），并决定了植物布局，进一步增强了归属感与健康体验。正是这些细节，与更宏观的策略一起，共同培育了一个拥有主人翁精神和包容氛围的办公文化。

将设计意图付诸实践

一个常见挑战是确保空间按照设计意图被使用。例如，图书馆被设定为安静区，但在搬入初期，部分员工未能意识到这一点，在其中打电话。面对这种情况，“Movers”并未依靠强制规定，而是通过以身作则、直接沟通和同伴引导，逐步实现行为转变。

这说明了不断调整，使行为与设计相一致的重要性。改变工作场所行为依赖于文化转变。人们需要时间来适应，因此持续的指导和灵活性对于确保空间真正支持人们的工作方式至关重要。

迄今为止的成果

• 提高生产率：84% 的员工认为自己在新空间中完成任务与达成目标的能力“非常高效”。
• 优化空间利用率：实际使用率提前五年达成了原本 2030 年的预测水平。
• 提高适应性：团队快速适应新环境，协作效率提升，使命感更为清晰。86% 的员工表示跨部门协作“非常高效”。

这对客户意味着什么

这次搬迁是对我们“以人为本的变革方法”的一次实地验证。

如果您正在考虑办公空间转型——无论是搬迁、工作模式调整，还是全面重构——我们可以为您带来一套经过验证、低干扰、高成效的转型策略。

因为，变革只有在被精心设计时，才能真正奏效。