Stay vs go : Prolonger son bail ou déménager ses bureaux ?

Décider de rester dans son bureau actuel ou de déménager dans de nouveaux locaux est une décision complexe, avec une multitude de facteurs importants en jeu. Cet article explore les options stratégiques à envisager pour prendre la meilleure décision.

L’expression « rester ou déménager » dénote souvent une connotation binaire, mais il s’agit d’une question technique et complexe. Pour commencer, l’équipe projet chargée de mener à bien le projet doit être composée de stratégistes, d’architectes d’intérieur, d’ingénieurs, d’experts en développement durable et d’économistes. Et ce, en plus de votre équipe juridique, de votre propriétaire et de votre partenaire immobilier.

Que vous rénoviez votre espace de travail, que vous pesiez le pour et le contre de l’option « rester ou déménager » ou que vous soyez confronté à l’expiration prochaine de votre bail, nous vous proposons une gamme complète de services pour vous aider à naviguer dans le processus et à choisir au mieux votre futur au travail.

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Que signifie « stay vs go » ?

Dans le domaine de l’aménagement de bureaux, l’expression « stay vs go » désigne la décision de modifier tout ce qui touche au travail des collaborateurs. Cette décision implique de peser plusieurs facteurs, tels que le coût, la vision et les objectifs de l’entreprise, les besoins des employés et le potentiel de croissance future. Elle implique un audit poussé afin de déterminer l’option qui correspond le mieux à la vision de l’entreprise et à ses besoins opérationnels. Une bonne prise de décision doit avoir pour objectifs la productivitéet la satisfaction des collaborateurs.

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En quoi consiste une étude « stay vs go » ?

Au cours d’une étude « stay vs gor », nous recueillons les attentes, notamment en matière d’effectifs, d’aspirations culturelles, de styles de travail et de données démographiques, afin de recueillier les paramètres clés et de formuler des recommandations en matière d’aménagement de l’espace.

Nos workplace stratégistes organisent une séance de visioning avec la direction pour déterminer les objectifs futurs de l’entreprise et mènent des entretiens avec les différentes parties prenantes. L’équipe entreprend également des études sur l’utilisation de l’espace afin de quantifier les besoins actuels en matière d’usages. Cette collecte de données s’effectue manuellement par le biais d’études d’observation ou numériquement à l’aide de capteurs.

Une analyse benchmark des données récoltées permet à l’entreprise de se rendre compte de l’efficacité de l’espace, de convenir de recommandations pour les besoins futurs et d’établir un cahier des charges pour le lieu de travail, qui sert de base au business case et à la décision de rester ou de déménager.

Dans le cadre de l’analyse “stay vs go », vous explorerez les options de relocalisation avec vos agents immobiliers et les évaluerez avec l’équipe d’architectes. Parallèlement, une évaluation du bâtiment existant permettra d’identifier les opportunités de chaque espace et de réaliser des premiers plans d’aménagement.

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Comment prendre la décisioner de déménager ou de réaménager vos bureaux ?

Les premières étapes consistent à avoir une vision claire et un cahier des charges bien défini. Le moment est venu de faire appel à un bureau d’études intégré pour vous accompagner. Notre approche garantit une compréhension approfondie de la vision du projet dès le départ, et tout au long du processus u’au résultat final.

Tenez compte de ces trois aspects clés :

  • Évaluer la viabilité et l’opportunité de rester dans les lieux
    •  Si votre bail touche à sa fin, peut-il être prolongé ?
    • Les services essentiels, tels que l’éclairage et l’ingénierieont-ils besoin d’être modernisés ?
    • Le bâtiment ou la localisation offre-t-il les services dont vous avez besoin ?
    • Est-il conforme à vos objectifs de développement durable et aux exigences réglementaires?
  • Comprendre l’impact sur les besoins en espace
    • Le site actuel est-il adapté aux plans de croissance futurs ?
    • L’entreprise est-elle devenue trop grande pour son site actuel ?
    • Existe-t-il un potentiel d’expansion dans le même bâtiment ?
    • L’évolution des modes de travail, comme le travail hybride, a-t-elle une incidence sur l’utilisation de l’espace ?
  • Déterminer ce qui soutiendra le mieux votre entreprise à long terme
    • Quelles mesures encourageront les employés à utiliser le bureau ?
    • L’espace de travail doit-il être réaménagé pour répondre aux besoins des employés ?
    • L’espace actuel reste-t-il attractif pour les talents à long terme ?
    • Quelle est l’expérience optimale du lieu de travail pour les visiteurs et les employés ?
    • Comment l’espace actuel se compare-t-il à celui de vos concurrents ?

Nous travaillons souvent avec des agents immobiliers, des avocats et des propriétaires pour faciliter les négociations de bail. Nos ingénieurs internes auditent votre espace et collaborent avec nos économistes pour produire une analyse des risques avec les détails en termes de budget et de calendrier.

Nos stratégistes et architectes identifient les possibilités de réaménagement et modélisent les scénarios futurs. Ensemble, ils mettent en évidence les possibilités grâce à une analyse coûts-avantages.

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Évaluer vos besoins en espace de bureau

Une fois que vous aurez établi un cahier des charges détaillé, nous comprendrons vos besoins en termes d’espace. Nous pouvons déterminer si l’espace de bureau existant répond à vos besoins ou s’il est nécessaire de s’agrandir. Un travail préalable avec le propriétaire pour comprendre les baux de votre immeuble est essentiel en amont.

La rénovation de bureaux peut impliquer des travaux échelonnés en site occupé ou peut nécessiter une solution temporaire de relocalisation des équipes. Nous vous aiderons à planifier et à exécuter le projet, en vous indiquant la meilleure façon d’aller de l’avant avec le moins de perturbations possible, par exemple en proposant aux employés de travaillertemporairement à domicile, en utilisant des espaces transitoires internes ou en déménageant dans des espaces flexibles pendant la durée des travaux.

Lorsqu’un déménagement de bureaux est nécessaire, nous travaillons en étroite collaboration avec les agents immobiliers afin de nous aligner sur les exigences des locataires, de vérifier l’adéquation des locaux, de soutenir les négociations de bail et de trouver une solution qui fonctionne à long terme.

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Trouver l’espace de bureau adéquat

Les besoins en espace sont modélisés afin de fournir aux agents immobiliers des paramètres de recherche pour dessites potentiels ou des espaces d’expansion dans le cas d’une rénovation.

Lees surfaces et besoins nécessaires sont détaillés dans lerapport de faisabilité en procédant à un « test fit » pour chaque bâtiment sélectionné. Lasurface nette, la forme et l’emplacement du noyau, la planification de la grille et les exigences en matière de programmation sont autant de facteurs qui déterminent la manière dont le bâtiment répond à vos besoins spatiaux. Par exemple, certains bâtiments ne sont pas adaptés aux espaces cellulaires requis par les cabinets d’avocats, il est donc préférable d’anticiperavant de s’engager dans un bail. Obternir des autorisations du propriétaire spécifiques, telles que l’interconnexion des étages par un escalier ou une démolition partielle (lorsque le locataire prend une partie d’un étage), entrent également en ligne de compte dans l’évaluation de la faisabilité.

Nous travaillons également en étroite collaboration avec les agents immobiliers au cours de la recherche d’un bâtiment en présentant le business case et en apportant notre soutien lors de la négociation d’un nouveau bail.

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Quels sont les coûts associés à la relocalisation ou à la rénovation d’un bureau ?

Les coûts associés à la relocalisation ou à la rénovation d’un bureau varient considérablement, en fonction de facteurs tels que la taille de l’espace, l’ampleur des rénovations et l’emplacement.

Un déménagement peut entraîner des changements de prix de loyer, des frais juridiques, des coûts d’aménagement et des frais de déménagement. La rénovation peut inclure des coûts de design, de construction, de mobilier et éventuellement des frais de réinstallation temporaire pendant les travaux.

Une analyse détaillée des coûts et des avantages des deux options vous aidera à comprendre les coûts initiaux et les implications financières à long terme.

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Quels sont les facteurs à prendre en compte dans une analyse coûts-avantages pour le transfert de bureaux ?

Une analyse coûts-avantages compare les coûts et les avantages d’une décision ou d’un projet afin d’en déterminer la viabilité financière et le retour sur investissement potentiel. Voici les principaux facteurs à prendre en compte lorsqu’il s’agit d’évaluer l’opportunité de transférer un bureau :

  • Les coûts financiers : Il s’agit de dépenses telles que les frais de déménagement, l’aménagement du nouvel espace et toute modification des conditions du bail. Il est essentiel de comprendre ces implications financières pour déterminer l’investissement global nécessaire à la relocalisation.
  • Perturbations opérationnelles : Le déménagement d’un bureau peut perturber les activités quotidiennes. Pensez aux temps d’arrêt potentiels pendant le déménagement et à la manière dont ils peuvent affecter la productivité. Il est important de minimiser les perturbations opérationnelles pour assurer une transition en douceur.
  • Impact sur les employés : Le déménagement peut avoir des répercussions importantes sur les employés. Évaluez des facteurs tels que les changements dans les temps de trajet, la satisfaction globale des collaborateurs à l’égard du nouveau site et la possibilité d’attirer et d’accompagner les talents dans la nouvelle région.
  • Potentiel de croissance et conditions du marché : Évaluez le potentiel de croissance de l’entreprise sur le nouveau site. Tenez compte de facteurs tels que l’accès à de nouveaux marchés, la proximité de clients ou de partenaires et les conditions économiques générales de la région.
  • Avantages stratégiques à long terme : Il peut s’agir d’une meilleure visibilité de la marque, de l’accès à un plus grand vivier de talents ou de l’alignement sur la vision et les objectifs de l’entreprise.

En analysant minutieusement ces facteurs, nous aidons les décideurs à évaluer les dépenses immédiates liées à la relocalisation et les avantages potentiels à long terme, ce qui leur permet de prendre une décision stratégique en connaissance de cause au cours du processus « stay vs go ».

Pour faciliter le processus de prise de décision, voici quelques facteurs clés à prendre en compte lors du choix d’un espace de bureau.

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